Bir özel sitelerin yönetiminde, masraf dağılımı gerçekleştirilirken dikkat edilmesi gereken bir takım temel kurallar vardır. Adaletli bir masraf dağılımı gerçekleştirebilmek için dikkatli olmak gerekir.
Bir özel sitenin ortak kullanım alanları, genellikle ortak masraflara neden olur. Bu masrafların tespit edilerek kat maliklerine haber verilmesi görevi ise site yönetimine aittir. Fakat bu aşamada adaletli bir masraf dağılımı yapabilmek için uyulması zorunlu olan kurallar vardır.
- Araç Sayısına Göre Dağılım Yapmak
Kat maliklerinin bir aracının olması ya da olmaması ve yahut da kaç tane aracı olduğu, masraf dağılımı belirleyici unsurlardan biridir. Otopark görevlisi, kullanılan elektrik, otopark temizliğin için yapılan masrafları adaletli bir şekilde dağıtabilmek adına maliklerin araç durumuna dikkat edilmesi gerekir.
- Dairelere Göre Dağılım Yapmak
Adaletli bir masraf dağılımı yapılırken, dairelerin kapladığı alan, oda sayısı, metrekaresi ve o dairede yaşayan birey sayısı gibi unsurlara dikkat edilmesi gerekir. Bahsi geçen tüm bu unsurlar, ortak elektrik ve yakıt kullanımı, site giriş çıkışları için kart çıkarılması gibi işler, masraflara etki eder.
- Ekstra Masrafların Dağılımı
Özel sitelerde bazen bazı blokların kazan dairesinin arızalanması, bazı dairelerin kiler dolabının yenilenmesi ya da kalorifer peteklerinin değiştirilmesi gibi ekstra masraflar meydana gelebilir. Bu gibi durumlar bazen yalnızca bir daireyi bağlarken bazen tüm binada yaşayan kat maliklerini bağlayabilir. Bu gibi durumlarda yönetim tarafından notlar alınması ve ona göre dağılım yapılması gerekir.
- Masraf Dağılımı Gerçekleştirildikten Sonra Ödemelerin Takip Edilmesi
Masraf dağılımı ayrıntılı bir şekilde belirtildikten sonra kat maliklerine bildirilmelidir. Akabinde kat maliklerinin kendilerine düşen bu masrafları ödeyip ödemediklerine dikkat etmek gerekir. Ödemeler düzenli olarak takip edildiği takdirde adaletli bir şekilde dağıtım yapılmış olur
- Masraf Dağılımının Kanunlara Uygun Olması
Bazen masraf dağılımlarında bir takım problemler yaşanabilir. Bu gibi problemlerin önüne geçebilmek için yönetimle alakalı kanunlara uygun bir şekilde her aşamanın gerekçelendirip faturalandırılması gerekir.
